NewWorkLive: Digital, agil & weltweit

Seit 15 Jahren führen mein Mann und ich unsere Unternehmen (AGENTUR ohne NAMEN & VogelPerspektive) vom Home-Office aus. Doch das ist nicht alles. Seit 15 Jahren arbeiten wir mit unserem Team auch zu 100 Prozent agil. Seit acht Tagen managen wir eine kleine zusätzliche Herausforderung: Unser Teammitglied Linda ist als digitale Nomadin unterwegs – zunächst für ein Jahr, vielleicht auch länger. Ihr erster Stopp: Neuseeland. Die Herausforderung: 12 Stunden Zeitunterschied. Wenn ihr Arbeitstag zu Ende geht, fängt unserer gerade erst an. Wie wir das hinbekommen, werden Linda und ich in den folgenden Monaten immer wieder mal in Blogbeiträgen thematisieren.

Zunächst jedoch möchte ich beschreiben, was „100 Prozent agil“ bei uns bedeutet. Wir haben seit 15 Jahren – lange bevor „Agilität“ und „Flexibilität“ zu Buzzwörtern wurden – kein festes Büro mehr mit Anwesenheitszeiten, sondern unser Team ist über das gesamte Bundesgebiet verstreut – plus einem virtuellen Assistenten, der von Bulgarien aus für und mit uns arbeitet.

Wie ist es zu dieser 100%igen Agilität gekommen?

Zwei Aspekte spielten mit rein.

  • Aspekt Nummer 1: Julian, geboren 2004.
  • Aspekt Nummer 2: Nicht vorhandene, flexible Kinderbetreuung und eine für uns damals unbezahlbare Ganztagesbetreuung, die wir für unser Kind aber eh nicht wollten.

Was wir uns damals an Flexibilität zugestanden haben, wollten wir der Fairness halber auch unserem Team ermöglichen. Nicht jede und jeder aus unserem damaligen Team konnte allerdings mit dieser neu gewonnenen Freiheit umgehen. Und wir als Geschäftsführer lernten sehr schnell:

Lektion #1: Wir können unser Verständnis von Freiheit niemandem aufzwingen.

Das führte in den folgenden eineinhalb Jahren, in denen wir unser damaliges Büro in Köln abwickelten (an das wir per Mietvertrag noch gebunden waren) dazu, dass eine natürliche Personalfluktuation einsetzte. Und wir lernten unsere

Lektion #2: Freiheit ist keine Einbahnstraße.

Was für uns Freiheit bedeutet, ist für andere Einschränkung und wer sich eingeschränkt fühlt, darf sein eigenes Ideal von Freiheit woanders suchen. Wir sind daher auch mit niemandem im Konflikt oder offenen Streit auseinander gegangen. In dieser Zeit lernten wir ebenfalls unsere

Lektion #3: Über den Wert und die Ausgestaltung von Freiheit muss Einigkeit bestehen.

Das bedeutet, dass wir heute wenige, dafür aber klare und unumstößliche Regeln haben, die eingehalten werden müssen:

  1. Regel: Transparente Anwesenheit
    Wer von zu Hause arbeitet, muss seine Arbeitszeiten nicht erklären. Wir haben in unserem Team Frühaufsteher und Nachteulen und alles dazwischen – und jedes Teammitglied kann seinen Biorythmus leben. Aber es muss völlig klar sein, wer wann erreichbar ist oder auch nicht. Wird diese Verlässlichkeit unterbrochen, brechen Stress und schlechte Stimmung aus, vor allem in strategisch wichtigen Projektphasen.
  2. Regel: Transparente Kommunikation
    Wir kommunizieren täglich per Skype, eMail, Telefon sowie über ein CRM-System. In Skype und im CRM-System müssen verpflichtend alle Informationen hinterlegt werden, die kommuniziert wurden, damit im Zweifel jeder für jeden einspringen kann. Wird diese Regel missachtet, ist Chaos vorprogrammiert.
  3. Regel: Klare Ziele und Aufgaben sind unerlässlich
    Wenn alle von zu Hause aus arbeiten, kann schnell „Wildwuchs“ entstehen, wenn man sich über Ziele und Aufgaben nicht einig ist oder sich darüber nicht verständigt. Das muss eigentlich auch bei der Präsenzarbeit eine Selbstverständlichkeit sein, doch vor Ort im Büro kann man „mal eben“ nachfragen, wenn was unklar ist. Wenn jeder zu unterschiedlichen Zeiten arbeitet, ist ein „mal eben“ nicht möglich. Daher haben wir klare Aufgaben und Ziele definiert, die wir erreichen wollen und erreichen müssen – und dennoch sind wir dabei fluide, d.h. nicht dogmatisch. Es können jederzeit neue Ziele und Aufgaben hinzukommen und alte wegfallen.
  4. Regel: Regelmäßige Treffen sind wichtig
    Man kann, wenn man sich als Team gut kennt, sehr viel digital und online regeln – aber eben nicht alles. Bei neuen Projekten oder neuen unternehmerischen Ausrichtungen oder auch einfach alle Vierteljahre versuchen wir, uns persönlich zu treffen. Kreative Prozesse haben online eine andere – und weniger starke – Qualität als offline. Und sich ab und an privat auszutauschen, gemeinsam zu essen oder zu lachen, erhöht die Energie im Team.

Kurz gesagt:

New Work, Vertrauensarbeitszeit, Home-Office, Führen auf Distanz, agile Arbeitsmethoden, virtuelle Jour-Fixes – all das leben und probieren wir seit Ende 2003 aus – mit sehr gutem Erfolg. Unsere Unternehmen sind heute krisensicherer und erfolgreicher als 2003. Ich denke, das liegt zu einem großen Teil auch daran, dass wir uns im Team seit 15 Jahren nicht mit Machspielchen und Nebenkriegsschauplätzen aufhalten. Wir ziehen gemeinsam an einem Strang – niemand ist wichtiger als der oder die andere, auch wir in der Geschäftsführung nicht. Wir sind genauso im operativen Geschäft tätig, wie das gesamte Team an Strategie-Entscheidungen mit beteiligt ist.

Seit Mitte November 2018 werden wir nun zusätzlich um eine Erfahrung reicher. Linda hat nämlich die Koffer gepackt und tingelt als digitale Job-Nomadin durch die Weltgeschichte. Die ersten 8 Tage sind rum – und wie es uns damit ergangen ist, werde ich im nächsten Blogbeitrag berichten – gemeinsam mit ihr, denn dann kommt auch Linda zu Wort.

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